Cómo se documenta el "Scope of Work" de un proyecto

La existencia de un documento que deje constancia de quien es responsable de que y de quien tiene autoridad sobre que, es de la mayor importancia para reducir problemas innecesarios, y dar una mayor transparencia y eficiencia a todo el proceso. Esto es lo que se llama Scope of Work o alcance del trabajo, y constituye una parte integrante de todo contrato para la realización de un proyecto.

Documentando el Scope of Work

Debemos dejar constancia con toda claridad de cuales son los requerimientos del proyecto, los hitos que han de cumplirse, los entregables que se esperan recibir, los productos finales, los informes y documentos que han de entregarse. Al dejar constancia de todo esto se reducen significativamente todas las ambigüedades. y con ello los malentendidos y disputas que pueden innecesariamente producirse por falta de claridad de lo esperado.

Partes que incluye un buen documento de Scope of Work

Como mínimo es deseable que al documentar el alcance del proyecto se incluyan los siguientes temas, lo cual constituye solo un mínimo por lo que mas temas pueden terminar incluyéndose en dicho documento:

• Definición de objetivos y propósito del proyecto
• Programación de los tiempos
• Estructura de costes
• Supuestos clave en los que se basa la planificación del proyecto
• Procedimiento de aceptación de la certificaciones del proyecto
• Alcance del proyecto (lo que se incluye y lo que no)

Consejos para escribir un buen Scope of Work

Antes que nada tómese un buen tiempo para ver el proyecto desde el punto de vista de su cliente, tiene que ver claramente las prioridades del cliente, sus limitaciones, los riesgo que asume, y el margen real que tiene para incluir cambios en el proyecto. No olvide considerar como su cliente piensa financiar dicho proyecto, puesto que esto puede definir que se puede hacer y cuando. Una vez que tenga una idea clara de todo lo anterior, deberá compartir esta información con los miembros del grupo, para empezar a escribir un borrador del documento, Describa cada proceso y cada función de forma concienzuda, pues a pesar de que esto le pueda tomar mucho tiempo, mas adelante le ahorrará mucho trabajo, Deje muy clara todas las suposiciones sobre las que este documento ha sido redactado, esto es muy importante, en caso de que cambien en un futuro estos supuestos. Defina objetivos y tiempos siguiendo la metodología SMART. Use un lenguaje directo y fácil de entender.

y un último consejo, no olvide ...  la triple restricción en el project management